Windows 10

Как уменьшить размер презентации (продолжение). Как уменьшить размер презентации в PowerPoint Программы для сжатия файлов powerpoint

Все мои презентации, за которые я когда-либо брался, пестрят красками и обилием картинок, в пределах разумного конечно. Это мое убеждение, что презентация – это не сухая выкладка данных, это графическая опора докладчика, которая позволяет образно показывать моменты связи и зависимости, а также подчеркивать важнейшие моменты, которые должны запечатлеться в памяти слушателя. Очень весомый вклад в достижение этой цели вносят анимация объектов, наличие клип-арт графики и схемы SmartArt, даже тогда, когда практически всем исходным материалом для доклада-презентации служат однообразные гистограммы и таблицы.

Кроме того, когда я делаю презентацию, которая будет показываться на неизвестном устройстве, который я и в глаза не видел, то дабы избежать неприятных моментов, при сохранении всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию. К примеру, даже, казалось бы, уже привычных Calibri или Cambria нет среди стандартных шрифтов в ОС Windows XP, поэтому они заменяются другими и из-за этого «плывут» заголовки и ранее удачно гармонирующая текстовка в слайде.

Все это приводит к изрядному «ожирению» файла с презентацией, этот минус, конечно же, перекрывается результатом, поэтому ранее размер презентации никогда не стоял на повестке дня. Все изменилось, когда практически в последний момент, перед самым завершением создания презентации, мне поставили условие в размере файла - не более 3 Мб., собственно здесь постараюсь описать все то, что будет полезно знать, если вам также потребуется урезать размер презентации.

Внешнее сжатие файла

Когда сжать файл нужно лишь по той причине, что он большой для пересылки по электронной почте или размер больше чем ограничение файлообменника, то самый правильный способ справиться с этой проблемой – это архивирование. Даже вездесущий WinRar при максимальном сжатии поможет выкроить заметные килобайты-мегабайты.

Почему правильный? Потому что любой другой способ уменьшения размера файла презентации подразумевает жертву чем-то – качеством, возможностью редактировать, функциональностью и т.п. В то же время, сжатие архиваторами позволяет максимально сжать файл, с возможностью восстановления его первоначального вида при разархивировании без потери в качестве.

Внутреннее сжатие или хитрости PowerPoint для урезания размера

ФОРМАТ ФАЙЛА

Должно быть, вы это уже давно заметили, но на всякий случай напомню, файлы.ppt (формат презентации Office 2003 и ниже) и.pptx (формат презентации Office 2007 и выше) даже при одинаковом содержании всегда будут разниться в размере, это связанно с оптимизацией архитектуры кода файлов начиная с 2007-го офиса, то есть файлы сохраненные в формате.pptx всегда будут меньше размером. Единственный риск, который вы при этом испытаете, так это то, что презентация не сможет быть прочитана Office 2003 без специального обновления.

ШРИФТЫ

Как я уже говорил, чтобы избежать неприятных моментов, всегда стараюсь внедрять шрифты в презентацию, это значительно способствует увеличению размера файла презентации – иногда в три, а то и в четыре раза.

В настройках по умолчанию, такое внедрение шрифтов отключено, чтобы отменить внедрение шрифтов в файле с презентацией, необходимо кликнуть в верхнем меню кнопку Файл, затем из выпадающего списка выбрать пункт Параметры , в параметрах перейти на вкладку Сохранение и убрать галочку напротив пункта Внедрить шрифты в файл , подтвердить изменения параметров кликнув кнопочку ОК и заново сохранить файл презентации.

Минусом отказа от внедрения шрифтов в презентацию, является то, что вы должны использовать только стандартный набор шрифтов при стилизации слайдов и ни в коем случае не использовать художественные и прочие красивые редкие шрифты. Ниже, под спойлером, указана табличка с перечнем шрифтов и их наличием в операционных системах семейства Windows.

Поддержка стандартных шрифтов семейством ОС Windows

Название шрифта












Estrangelo Edessa
Franklin Gothic Medium



Georgia Italic Impact



Lucida Sans Console
Lucida Sans Unicode


Modern MS Sans Serif




Palatino Linotype

КАРТИНКИ

Сжатие и автоматическое обрезание отсеченных краев картинок наиболее популярная рекомендация по сокращению размера презентации, но, в то же время, она является наиболее весомым инструментом, влияющим на видимое качество презентации.

Сжимать картинки можно поштучно , для этого необходимо выделить саму картинку, активировать вкладку Работа с рисунками на верхней панели инструментов, кликнуть кнопку Сжать рисунки , в отрывшемся диалоговом окне выбрать качество до которого нужно сжать рисунок (чем меньше разрешение, тем лучше сжатие, но тем хуже качество)

А можно сжать все картинки разом убрав галочку Применить только к этому рисунку оперируя на всплывающем окошке описанном выше. Также сжать все картинки разом можно при сохранении файла презентации, для этого жмем кнопку Файл в левом верхнем углу панели инструментов, выбираем пункт Сохранить как , на всплывшем окошке справа внизу ищем выпадающее меню Сервис и кликаем Сжать рисунки… , после чего также провести настройки сжатия по тому же принципу что описан выше.

Подобное сжатие размера файла позволяет уменьшить презентацию, понятное дело, тем заметнее, чем больше в презентации картинок.

ЭФФЕКТЫ И АНИМАЦИЯ

Среди рекомендаций по сжатию презентаций часто встречаются такие, которые рекомендуют ограничиться использованием стилей переходов между слайдами и анимацией объектов. На самом деле, информация об этих эффектах занимает в достаточной степени скромное место в размере файла, чтобы не обращать на эту рекомендацию никакого внимания.

ОБЬЕКТЫ SMARTART

Небольшое «шаманство» над этим замечательным и удобным инструментом, для придания современности стиля презентации, позволит также уменьшить размер презентации. Под «шаманством» подразумевается преобразование объектов SmartArt в фигуры, для этого нам потребуется выделить поле с объектом SmartArt, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем списке выбрать Преобразовать в фигуры .

Экономия занимаемого места файлом презентации будет достигнута благодаря тому, что из файла будет убрана информация по гибкой настройке такого объекта. Текст отредактировать, изменить заливку, цвет, размер – все это по-прежнему можно будет изменить и в случае работы с фигурами, но вот об изменении макета этих фигур, секундному добавлению еще одного блока или про гибкую реакцию размера шрифта от увеличения или уменьшения объёма текста в соседнем блоке – об этом можете забыть.

ГРАФИКИ И ДИАГРАММЫ

Метод, предполагающий уменьшение размера презентации за счет преобразования графиков и диаграмм, я бы назвал «последним аргументом». Прибегать к этому методу я бы советовал лишь в тех случаях, когда вы исчерпали возможности сжатия за счет всех выше описанных методов, но еще не достигли целевого размера файла.

Суть метода сводится к тому, что мы преобразовываем внедренные диаграммы в картинки, для этого выделяем диаграмму на слайде презентации, копируем ее (права кнопка мыши – копировать или комбинация клавиш Ctrl+C), затем на любом месте слайда жмем правую кнопку мыши и выбираем параметры вставки – Рисунок , исходную диаграмму, разумеется, удаляем.

Экономия размера файла достигается за счет того, что удаляются из презентации все исходные данные для построения или изменения диаграмм, а также возможности настраивать внешний стиль элементов диаграммы – цвета, шрифты, линии, тени, то есть график просто фиксируется как фотография и его дальнейшее изменение невозможно.

После преобразования графиков в картинки, можно еще раз воспользоваться инструментом сжатия картинок, но потеря качества скорее окажется настолько существенной, что вы откажетесь от этой мысли.

Путем оптимизации изображений и конвертации OLE-объектов можно существенно сократить размеры файла презентации.

Как правило, верстая на скорую руку презентацию в PowerPoint, особо не заботишься об оптимизации, и, как следствие, конечный файл "раздувается" до внушительных размеров из-за обилия несжатой графики и всевозможных элементов, импортированных из других программ. Отсюда возникает насущный вопрос: можно ли минимальными средствами и, не нарушая структуры документа, хоть немного уменьшить объем такого документа?

Отчасти эта задача решается использованием функции сжатия изображений, присутствующей в последних релизах PowerPoint и находящейся в меню "Файл -> Сохранить как... -> Сервис -> Сжать рисунки...". Но, как показывает практика, головокружительных результатов от этого инструмента не получить, да и не у каждого пользователя возникнет желание апгрейдиться до новой версии пакета Microsoft Office.

Впрочем, безвыходных ситуаций не бывает, поэтому мы рекомендуем взять на заметку еще один рецепт, который заставит PPT-файлы похудеть и сбросить "вес". Предлагаемый способ основан на использовании утилиты NXPowerLite от английской компании Neuxpower Solutions.

Упомянутая программа функционирует на всех версиях ОС Windows и поддерживает работу с презентационными документами, созданными в Microsoft PowerPoint 97, 2000, 2002, XP, 2003; OpenOffice.org Impress 1, 2; Sun StarOffice Impress 7, 8. Утилита абсолютно самостоятельна и не требует обязательного наличия какого-либо из перечисленных выше продуктов. Стоит все это удовольствие 46,5 доллара США, но сберечь полсотни "зеленых" поможет пробная версия NXPowerLite, оптимизирующая лишь десяток файлов (после этого потребуется ввести код активации).

Для загрузки доступны две редакции утилиты - Standard Edition и Integrated Edition. Первая не требует предварительной установки и запускается парой щелчков мыши по единственному исполняемому файлу размером в 490 кб. Вторая же, напротив, поставляется с инсталлятором (570 кб) и интегрируется в состав PowerPoint (начиная с 2000-ной линейки) и Windows Explorer. Избегая излишнего захламления и без того перегруженного интерфейса Windows, остановимся на стандартной версии.

Запускаем, выбираем язык интерфейса (английский, немецкий, французский или датский) и погружаемся в настройки. Их немного, но парочка точно заслуживает внимания - это уровень компрессии и функция оптимизации объектов, импортированных из других программ.

Выставляя степень сжатия, рекомендуем выбрать Custom compression и прогуляться по доступным параметрам. Галочка напротив Allow image cropping заставит утилиту порезать части изображений, не попадающих в "кадр", пункт Allow image resizing активирует функцию уменьшения размеров картинок, а Allow JPEG compression пригодится для сжатия графики.

Документы PowerPoint благодаря поддержке технологии OLE (Object Linking and Embedding) частенько изобилуют объектами, импортированными из сторонних программ, например, Excel, Visio и др. Включенная функция Flatten embedded documents утилиты NXPowerLite позволяет принести в жертву эту универсальность в целях экономии места, сконвертировав все встроенные модули в картинки. Естественно, редактировать эти объекты уже не получится.

Сложно, рассматривая программу для сжатия данных, обойтись без скромного ее тестирования. Взгляните на наш результат, полученный при максимальном уровне компрессии.

Нередко встречаются ситуации, когда автор презентации долго и упорно работает над каждым слайдом. Оттачивает каждый абзац, каждое слово. Насыщает презентацию прекрасным графическим материалом. Все проверят, сохраняет презентацию. Приходит в аудиторию, ставит флешку в ноутбук, запускает презентацию и... И все, и тишина. Ноутбук оказывается слабым, памяти недостаточно, чтобы запустить презентацию, которая по размеру оказалась не на одну сотню мегабайт.
Чтобы не попадать в такие ситуации, необходимо заботится о размере файла презентации. Если размер большой, нужно принять меры к его уменьшению. Далее – несколько советов как это сделать.

Огромные изображения в презентация в презентациях – это первая причина. Огромные не по размеру на слайде, а по размеру файла. Современные фотоаппараты имеют высокое разрешение, и каждая не обработанная фотография дает до нескольких мегабайт в результирующий размер презентации. Поэтому лучше перед вставкой в презентацию фотографии обработать, например, уменьшить размер и разрешение, воспользовавшись Adobe Photoshop или другим подходящим инструментом. Если об этом не позаботились заранее, можно воспользоваться встроенными средствами PowerPoint.

Обрезка изображения

Во-первых, можно обрезать изображение. Для этого необходимо воспользоваться инструментом «Обрезка».

Сжатие рисунков

Во-вторых, прямо в PowerPoint можно сжать все изображения без визуальной потери качества. Для этого воспользоваться инструментом «Сжатие рисунков».
Уменьшение качества изображения без визуального ухудшения
В adobe Photoshop можно выбрать «Сохранить как» и в появившихся настройках уменьшить качество файла. Также можно воспользоваться функцией сохранения для WEB лоя оптимизации изображения. Для этого выбрать «Файл» - «Сохранить для Web» и в параметрах сохранения уменьшить качество изображения.
Выбор оптимального типа файла изображения
При сохранении файла можно поэкспериментировать с расширениями сохраняемого изображения, посмотреть какое дает наименьший размер без существенной потери качества.

Уменьшение размера изображения

В меню «Изображение» - «Размер изображения» можно уменьшить огромную фотографию до приемлемого в презентации размера. Там самым можно сэкономить несколько мегабайт. Вдобавок к этому применить описанный выше способ сохранения изображения.

Обработка файла

Иногда в уменьшении размера изображения файла может помочь сохранение под другим именем. Дело в том, что PowerPoint запоминает последние действия, а сохранение файла под другим именем отменяет эти запомненные действия.
Помимо этого, автосохранение увеличивает размер файла. При критичных ситуациях его можно отключить в настройках.
Ну и наконец не следует сохранять файл как PowerPoint 95. Эта опция делает размер файла очень большим.

Программное обеспечение для оптимизации файлов презентаций

Существуют программы от сторонних разработчиков, которые оптимизирую файлы PowerPoint и других приложений из пакета Microsoft Offiсe. Например, «pptMinimizer» или «NXPowerLite».

Как уменьшить размер (вес) презентации в PowerPoint ?

Любое творчество - процесс увлекательный. Работая в PowerPoint ,мы максимально стараемся сделать свою презентацию как можно более красивой, содержательной и понятной. Для этого умелые мастера используют все доступные им средства - картинки, анимацию, фильмы, графики, диаграммы.

Но в стремлении создать шедевр, мы часто совершенно не заботимся о конечном размере файла - некоторые презентации на 20 слайдов «весят»до 10 Мб. В этом нет ничего страшного, если презентацию планируется демонстрировать только один раз, например, в школе или институте. Скинул файл на флешку, принес, показал, закрыл и забыл. А если ее хочется кому-нибудь переслать или разместить (этому я всегда рада) у нас на сайте? И Вам неудобно загружать, и не все будут качать презентацию большого размера.

Вот мы и разберем, как же уменьшить размер презентации PowerPoint и при этом соблюсти ряд необходимых условий:

а) не нарушить структуру презентации;

в) провести сжатие на максимально допустимом уровне (соотношение размер - качество должно быть оптимальным).

Способ 1.

Не все знают, что уменьшить вес презентации можно используя средства PowerPoint .Возьмем для эксперимента презентацию про Исландию (кстати, скачать презентации по географи можно ) . Начальный размер слайд-шоу составляет 3,83 Мб . Попробуем уменьшить его размер.

Для этого открываем Файл -> Сохранить как.. . -> Сервис -> Сжать рисунки... .

Выбираем из предложенных вариантов тот, который нам больше всего подходит. Я обычно использовала вариант «для печати» - качество сжатых изображений при этом будет все же лучше, чем при выборе варианта «Для Интернета и экрана».

Жмем ОК . Теперь размер файла равен 2,34 Мб .

Посмотрим, как выполнились наши условия:

а) ДА (структура презентации не нарушена);

б) ДА (качество изображений хорошее);

в) Как-то не очень (ну не устраивает меня такой результат, многовато будет).

Способ 2.

Использовать специальные программы для оптимизации презентаций. Таких утилит много, но я остановлюсь на той, с которой работаю сама. Называется эта программа NXPowerLite . В демо-версии можно сжать только 10 файлов, а потом надо ввести код активации.

(Для пользователей моего сайта: в конце статьи найдете ссылочку на скачивание, в архиве есть все, что нужно). ;)

С инсталяцией программы проблем никаких нет, все очень легко.

После установки откройте любую презентацию, нажмите Файл и посмотрите на меню, в которому Вас должен появиться дополнительный пункт Optimize with NXPowerLite . Это все потому, что NXPowerLite встраиваетсянепосредственно в PowerPoint .

Вы еще сможете по достоинству оценить все преимущества такой интеграции. Интерфейс, правда, на английском, но все интуитивно понятно.

Попробуем теперь уменьшить размер все той же презентации Исландия, но уже используя установленную программку NXPowerLite.

Нажимаем Файл -> Optimize with NXPowerLite . Откроется окошко:

Можете добавить для сжатия еще несколько презентаций или даже папок. Для этого обратите внимание на кнопочки Добавить файл ( Add Files ) и Добавить папку ( Add Folder ). В данном случае, я этого делать не буду.

Смотрим, куда попадет оптимизированный файл. По умолчанию это будет та же папка, из которой взят оригинал презентации, только с добавлением в имени (NXPowerLite ).

Выставляем уровень сжатия ( compression level ) - в результате нескольких экспериментов я для себя выбрала режимнормальный ( normal compression ), но Вы можетепопробовать разные варианты, только не забывайте, что соотношение размер - качество все-таки должно быть оптимальным.

Далеко не всегда можно развернуться на широкую ногу при создании презентации в PowerPoint. Либо регламент, либо еще какие-то условия могут жестко регулировать итоговый размер документа. А если он уже готов – что делать? Придется проделать немалую работу, чтобы сжать презентацию.

Само собой, простой текст дает документу столько же веса, сколько и в любом другом проекте пакета Microsoft Office. И чтобы чисто печатной информацией добиться большого размера, нужно будет забить огромный объем данных. Так что это можно оставить в покое.

Основной поставщик веса для презентации – это, конечно же, сторонние объекты. В первую очередь – медиафайлы. Вполне логично, что если напичкать презентацию широкоформатными картинками с разрешением 4К, то итоговый вес документа может неслабо удивить. Круче эффект будет только в том случае, если на каждый слайд залить по одной серии «Санта-Барбары» в хорошем качестве.

И дело не всегда только в итоговом размере. От крупного веса документ очень сильно страдает и может терять в производительности при демонстрации. Особенно это будет ощущаться, если изначально проект создавался на мощном стационарном ПК, а показывать его принесли на обычном бюджетном ноутбуке. Так и до зависания системы недалеко.

При этом, редко кто заботится о будущем размере документа заранее и сразу форматирует все файлы, снижая их качество. Потому оптимизировать свою презентацию стоит в любом случае. Существует несколько способов это сделать.

Способ 1: Специализированное ПО

Проблема падения производительности презентаций из-за веса действительно серьезная, так что программного обеспечения для оптимизации таких документов хватает. Наиболее популярной и простой является NXPowerLite.

Сама программа условно-бесплатная, при первом скачивании можно оптимизировать до 20 документов.

К счастью, при сохранении автоматически создается копия исходного документа. Так что первоначальная презентация не пострадает от таких экспериментов.

NXPowerLite очень хорошо оптимизирует документ и сравнительно щадяще сжимает картинки, и результат выходит намного лучше, чем в с следующем способе.

Способ 2: Встроенные методики сжатия

В PowerPoint встроена своя система сжатия медиафайлов. К сожалению, она также работает только с изображениями.

В целом, при использовании даже самого серьезного сжатия, обычные картинки среднего размера не пострадают. Сильнее всего это может сказаться на изображениях формата JPEG (который очень любит пикселизацию даже при минимальном сжатии) высокого разрешения. Так что лучше всего предварительно вставлять фотографии в формате PNG – они хоть и весят больше, но зато сжимаются лучше и без потери визуальной красоты.

Способ 3: Вручную

Последний вариант подразумевает самостоятельную комплексную оптимизацию документа по различным направлениям. Этот способ предпочтителен тем, что всевозможные программы чаще всего работают только с картинками. Но ведь в презентации много что может иметь изрядный размер. Вот на что стоит обратить внимание в процессе работы.

В первую очередь, изображения. Стоит любым доступным образом снизить их размеры до минимального уровня, ниже которого уже будет очень страдать качество. Вообще, каким бы ни было большим фото, при вставке оно все равно занимает стандартные размеры. Так что в большинстве случаев сжатие фоток в итоге не ощущается визуально. Зато, если в каждом документе так обрезать по картинке, то вес может значительно снизиться. Но вообще, лучше всего данный пункт выполнять автоматическими средствами, которые указаны выше, а уже остальными файлами заниматься лично.
Рекомендуется отказаться от использования в документе файлов в формате GIF. Они могут иметь очень значительный вес, вплоть до десятков мегабайт. Отказ от таких изображений положительно скажется на размере документа.
Далее – музыка. Можно и здесь найти пути обрезать качество аудио, снизив битрейт, снизив длительность и так далее. Хотя вполне хватит стандартной версии в формате MP3 вместо, например, Lossless. Ведь средний размер самого распространенного вида аудио – около 4 Мб, тогда как во Flac вес может измеряться десятками мегабайт. Также будет полезным убрать ненужное музыкальное сопровождение – снять «тяжелые» звуки со срабатывания гиперссылок, сменяющиеся музыкальные темы и так далее. Вполне достаточно одного фонового аудио для презентации. Особенно сильно это касается вероятной вставки голосовых комментариев от ведущего, что будет неслабо прибавлять веса.
Еще важный аспект – видео. Здесь достаточно просто – следует либо заливать клипы меньшего качества, либо добавлять аналоги с помощью вставки через интернет. Второй вариант в целом уступает вставленным файлам, зато во много раз снижает итоговый размер. Да и вообще важно знать, что в профессиональных презентациях если и находится место для видеовставки, то чаще всего не более одного клипа.
Самый полезный способ – оптимизировать структуру презентации. Если пересмотреть работу несколько раз, почти в каждом случае может оказаться, что часть слайдов можно вообще вырезать, скомпоновав несколько в один. Такой подход лучше всего сэкономит место.
Следует вырезать или свести к минимуму вставки тяжелых объектов. Особенно это касается вставки одной презентации в другую и так далее. Это же касается связывания с другими документами. Даже при том, что сам вес презентации от такой процедуры будет меньше, это не отменяет того, что по ссылке все равно придется открывать сторонний файл крупного размера. И это будет существенно нагружать систему.
Лучше всего использовать встроенные типы дизайнов в PowerPoint. Они и выглядят хорошо и оптимизированы отлично. Создание собственного стиля с уникальными изображениями крупного размера как раз и приводит к росту веса документа в арифметической прогрессии – с каждым новым слайдом.
В конце концов, можно заняться оптимизацией процедурной части демонстрации. Например, переработать систему работы гиперссылок, облегчив всю структуру, убрать анимацию с объектов и переходов между слайдами, вырезать макросы и так далее. Уделять внимание стоит всем мелочам – даже простое сжатие в размере управляющих кнопок раза в два поможет скинуть пару мегабайт в длительной презентации. Все это в совокупности вряд ли существенно снизит вес документа, однако значительно ускорит его демонстрацию на слабых устройствах.

Заключение

В конце стоит сказать, что все хорошо в меру. Чрезмерная оптимизация в ущерб качеству снизит эффект от демонстрации. Так что важно искать удобный компромисс между снижением размера документа и неприглядностью медиафайлов. Лучше лишний раз вообще отказаться от определенных компонентов, либо же найти им полный аналог, чем допустить нахождение на слайде, например, жутко пикселизированной фотографии.